Un centralino VoIP è un dispositivo che, tramite una serie di software installati e opportunamente configurati, utilizza la rete locale dell’azienda per mettere in comunicazione i telefoni interni. In aggiunta, attraverso internet, è in grado di gestire le telefonate in ingresso ed in uscita dall’azienda appoggiandosi a compagnie telefoniche che offrono servizio di “intermediazione” tra la rete telefonica standard (PSTN o mobile) e quella VoIP fornendo uno o più numeri geografici tradizionali, tipicamente con costi del traffico molto vantaggiosi.
Questo significa che l’azienda non avrà nella propria sede alcuna derivazione telefonica (borchia), non sarà legata ad una specifica compagnia telefonica e quindi non dovrà sostenere nessun costo fisso di allacciamento.
Il centralino VoIP gestisce tutte le funzioni classiche di un centralino telefonico avanzato, unendo ad esse la semplicità della loro configurazione e modifica attraverso un pannello intuitivo accessibile da qualsiasi browser. L’estrema flessibilità della configurazione di un centralino VoIP rende anche facilmente fruibili molti servizi avanzati spesso immaginati come caratteristiche eccezionali utilizzate solo da grandi aziende.
Il centralino VoIP si integra con naturalezza nella rete LAN aziendale, come qualsiasi altro dispositivo di rete.
Ogni telefono VoIP dell’ufficio farà riferimento ad esso per inoltrare le chiamate verso gli interni dello stesso ufficio o verso numeri telefonici di rete fissa e mobile tradizionali, e il PBX si occuperà di smistare le chiamate in arrivo da rete fissa o mobile verso interni dell’ufficio seguendo le logiche che il cliente vorrà impostare.
Il PBX inoltra tramite internet le chiamate in uscita (verso cellulari e rete fissa) ad uno o più provider VoIP scelti dal cliente, provider che quasi sempre non richiedono costi di attivazione o canoni ma che addebitano in base al consumo e tariffando senza scatto alla risposta solo gli effettivi secondi di conversazione. Tipicamente le chiamate nazionali verso la rete mobile hanno costi quantificabili in pochi centesimi al minuto. Le chiamate in ingresso da rete fissa e mobile non hanno tariffazione.
Le chiamate tra interni sono, invece, interamente gestite all’interno della rete aziendale e quindi non coinvolgono alcuna fatturazione.
Tutti i provider VoIP offrono il servizio (trunk SIP) corredato da un numero geografico con prefisso della località scelta dal cliente, numero utilizzato per effettuare e ricevere le chiamate da rete fissa e mobile. Tipicamente il numero è gratuito e viene data anche la possibilità di migrare il proprio numero tradizionale, eliminando così vecchie linee ISDN o PSTN con relativi canoni. Questo implica anche che le telefonate eseguite da una sede, o da un singolo operatore fuori sede, verso la regione geografica della sede remota, possono essere instradate verso il centralino VoIP di quest’ultima e poi inoltrate alla rete telefonica, risultando quindi in una tariffazione locale.
Le chiamate in ingresso ai numeri che il cliente vorrà attestare sul PBX verranno da esso ricevute e sarà esso che provvederà a gestirle con le logiche impostate dal cliente e le indirizzerà agli interni, alle code di attesa, ai risponditori multi-opzione, alle caselle vocali o a qualsiasi funzionalità attiva sul PBX.
I trunk offerti dai VoIP provider e il PBX stesso non hanno limitazione tecnica riguardo al numero massimo di linee impegnabili simultaneamente.
L’estrema flessibilità del centralino software permette la rapida configurazione di servizi essenziali quali le caselle vocali o i risponditori automatici con voce guida che permettono a chi contatta l’azienda di percorrere menù e mettersi rapidamente in comunicazione con le aree preposte a fornire il servizio richiesto, eliminando quindi le attese e l’abbandono prematuro della telefonata.
Caratteristiche di utilità e anche di immagine, come le conference rooms, possono essere un ulteriore aiuto alla proficua comunicazione con clienti o dipendenti fuori sede che, ad esempio, potrebbero avere a disposizione un numero verde prottetto da PIN per partecipare ad una riunione telefonica schedulata con altri partecipanti, magari anch’essi in viaggio.
Tutte le caratteristiche del centralino software sono configurabili e modificabili da interfaccia web, così come da interfaccia web sono consultabili il dettaglio e le statistiche del traffico effettuato.
La manutenzione ordinaria è inoltre effettuabile da remoto, senza necessità di accedere alla sede dove il PBX è fisicamente installato, il che rende più economico e rapido l’intervento per la risoluzione di problematiche tecniche ordinarie.
Il PBX, dopo una prima configurazione specialistica, è totalmente controllabile attraverso interfaccia web sia per le funzioni di ordinaria amministrazione sia per quelle piu’ avanzate.
Non esistono limiti preconfigurati sul numero di interni attivabili o sui provider VoIP utilizzabili.
Nel caso il PBX sia all’interno della rete aziendale, esso garantisce le sue funzionalità tra gli interni telefonici anche in assenza di connettività internet, ma non sarà possibile in tal caso nè ricevere nè effettuare chiamate verso la rete fissa e mobile tradizionali.
E’ possibile evitare l’installazione del PBX nella propria sede ed utilizzare una installazione in cloud su server dedicato in esclusiva al cliente che ne faccia richiesta. Tutte le funzionalità rimangono inalterate.
Nel caso di PBX remoto, tuttavia, in assenza di connettività internet anche le chiamate tra interni non potranno essere effettuate.
Tutto il software attivo sul PBX è open-source, quindi senza nessun tipo di standard chiuso o proprietario e senza costi di licenze
E’ possibile, in alternativa o come integrazione ai telefoni VoIP dotati di tastiera e cornetta tradizionali, utilizzare applicazioni softphones su PC e smartphone.