Anche in realtà di medie o piccole dimensioni è ormai indiscutibile la necessità di strumenti per la condivisione e centralizzazione delle informazioni nonché la loro accessibilità da postazioni esterne all’azienda.
Questi strumenti vengono spesso forniti, con potenzialità ridotte o con eccessivi costi aggiuntivi, dalle major companies a cui con troppa facilità affidiamo tutti i nostri dati.
Nel mondo dell’Open Source questi strumenti esistono e vengono perfezionati da oltre un decennio, e sono ormai facilmente implementabili su sistemi ordinari alla portata di aziende di medie o piccole dimensioni.
Il vantaggio di non affidarsi a sistemi di massa è sicuramente da cercare nella riservatezza dei dati, nella disponibilità di maggiori risorse e, non da ultimo, nella possibilità di ottenere assitenza specifica e specializzata per la risoluzione di problemi specifici e per l’auditing.
Questi sistemi garantiscono l’archiviazione e condivisione controllata di files, foto, musica, calendari e contatti, con la possibilità di gestirli su dispositivi fissi o mobili, in sede o fuori sede tramite applicazioni client specifiche oppure attraverso protocolli standard come WebDav (disponibile per Windows, MAC, Linux e Android) oppure grazie ad una interfaccia web semplice, intuitiva e potente. Completa la panoramica l’editing on-line dei documenti office.
La sincronia tra i vari dispositivi e la possibilità di fruire dei dati ovunque, anche in condizioni off-line, completa la versatilità di queste piattaforme.
La sicurezza è rafforzata da sistemi di trasmissione dei dati in modalità criptata (SSL), dal versionamento dei documenti per far fronte ad eventuali errori umani, da accessi a ospiti occasionali regolamentati da password temporanee usa e getta o altre logiche di protezione.
Allo stesso principio risponde l’esigenza di avere un sistema di messaggistica istantanea che offra caratteristiche avanzate ma che non sia dipendente da terzi e che non abbia la possibiità di essere sovrapposta con attività di origine personale. Dotarsi oggi di un dominio di messaggistica istantanea aziendale ed extra-aziendale è obbiettivo affrontabile con investimenti di risorse assai modesti. I protocolli Open Source per la messaggistica istantanea (gli stessi in utilizzo quotidianamente dalle major companies) possono essere utilizzati con affidabilità per la sicurezza di comunicazione della propria azienda, evitando però di consegnare ad altri i contenuti relativi alla propria attività.
Questo tipo di “cloud privato” è implementabile su macchine fisicamente alloggiate in moderni datacenter ma gestite in totale autonomia, indipendenza e risevatezza. Ma può anche essere affrontato in chiave ancora più privata: infatti, la diffusione delle connessioni in fibra ottica permette oggi di creare un efficiente e veloce sistema “Cloud non nel cloud”, bensì fisicamente alloggiato tra le mura della propria azienda o ufficio, ottemperando in tal modo ai requisiti base del GDPR-2016/679, tra cui la cifratura dei dati, il versionamento dei documenti, il logging delle operazioni effettuate, le policies sulle password utente.
Come anche sottolineato dall’Autorità Garante della privacy in un documento del 2012 (CLOUD COMPUTING – Vademecum), questo tipo di archiviazione dei dati è preferibile rispetto all’affidare i propri dati o quelli dei propri clienti ai servizi di “massa” per lo più utilizzati dai privati per l’archiviazione di dati non professionali e che porterebbe alla totale de-responsabilizzazione nella conservazione dei dati in contrapposizione con le chiare linee guida della normativa nazionale ed europea.